Заполнитель (Контрольные вопросы)

Контрольные вопросы по Заполнителю и "правильное направление" ответов на них:

1. Для чего предназначена программа Заполнитель?

Конвертация данных (документов) из "внешних" электронных форматов в формат различных программ фирмы Альта, что в разы ускоряет заполнение документов в них

2. Как запустить программу?

Ярлык на раб. столе или в меню Пуск

3. Какие настройки необходимо сделать для начала работы с программой

Настройка/Расположение программ

4. Как перенести данные в Заполнитель?

Здесь два варианта - через буфер обмена или кнопкой "импортировать таблицу", кроме того поддерживается технология drag&drop с помощью "приемного окна"

5. Какие форматы импортируемых файлов поддерживает Заполнитель?

XLS, XLSX, ODS, TXT, DBF, XML

6. Из каких форматов вообще можно перенести данные в Заполнитель?

Из любых приложений, поддерживающих копирование табличных данных в буфер обмена Windows

7. Можно ли импортировать данные из файлов формата MS Word (*.DOC)?

Да, путем копирования таблиц через буфер обмена

8. Можно ли импортировать данные из формата *.PDF?

Да, но при условии, что там содержатся формализованные данные (текст), а не картинки

9. Можно ли импортировать данные, полученные по факсу?

Нет, как и любые другие картинки, но можно попробовать перевести информацию в формализованный вид (*.DOC например) с помощью сторонних программ распознавания текста (FineReader и т.п.)

10. Что делать после того, как данные импортированы в Заполнитель?

Выбрать программу и документ куда необходимо загрузить данные, затем назначить колонки

11. Как "объяснить" программе в какое поле выбранного документа следует поместить те или иные данные?

Нажать на заголовок столбца и выбрать поле документа во всплывающем меню

12. Как объединить данные из нескольких столбцов в одно поле документа?

Назначить им одинаковое имя поля, затем задать правило объединения столбцов

13. Как удалить лишние строки из таблицы (например промежуточные суммы), чтобы они не сформировали лишний товар в документе?

Выбрать такой столбец(-цы) таблицы, в котором отсутствуют данные в "лишних" строках, но при этом есть данные во всех "полезных" строках, и пометить его(их) "ключиком"

14. Как удалить (не загружать) лишние столбцы таблицы?

Назначить им кл. слово "НЕТ", либо физически удалить из загруженной таблицы кнопкой "Удалить текущий столбец", что менее предпочтительно, т.к. это придется делать каждый раз при импорте аналогичных таблиц

15. Можно ли редактировать загруженные в Заполнитель данные?

Да, в соответствующих ячейках таблицы, но смысла не имеет, т.к. для редактирования таблиц есть более подходящие (удобные) редакторы (MS Excel и т.п.), а Заполнитель предназначен исключительно для быстрого переноса готовых электронных данных в другие программы фирмы Альта

16. Можно ли автоматизировать процесс назначения документа и его полей?

Да, можно сохранять "схемы назначения столбцов" под различными именами и использовать в след. раз для аналогичных таблиц, кроме того, можно использовать кнопку "как в прошлый раз"

17. Что делать после того как все столбцы назначены и что произойдет дальше?

Нажать кнопку "Готово", при этом запустится выбранная программа и в ней будет сформирован указанный документ из тех данных, что были импортированы в Заполнитель

18. Можно ли автоматизировать весь процесс загрузки документов?

Да, но только для форматов, которые импортируются напрямую из файлов (XLS, XLSX, ODS, TXT, DBF, XML), с помощью т.н. "макросов" - это совокупность сведений: о формате загружаемых файлов, о программе и документе, в который загружаются данные, и о схеме назначения столбцов, сохраненная под каким-то именем, выполняемая затем с помощью единственного пункта меню "Сервис/Выполнить макрос/..." и выбора файла для загрузки

19. Какие ограничения по содержимому данных могут быть при работе с программой Заполнитель?

Заполнитель ориентирован на загрузку таблиц, каждая строка которых представляет собой запись об одном элементе состава документа (обычно - товаре), а в каждом столбце располагается отдельная характеристика элемента состава (товара), но только одна! Т.е. запись о товаре не должна занимать несколько строк, а в столбцах и отдельных ячейках таблицы не должны объединяться сразу несколько значений, предназначенных для загрузки в разные поля документа (например, код ТНВЭД + Наименование или наименование рус+англ и т.п.)